Gestion et direction d’un bureau des guides Présentiel

Guides et aspirants guides de haute montagne, accompagnateurs en montagne, moniteurs

Être capable de se conformer à la réglementation commerciale et fiscale spécifique applicable aux bureaux des guides.

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

1. Décrire l'organisation d'un syndicat local et ses spécificités par rapport aux autres formes d'organisation, et mettre en place les impératifs de sa création et de sa vie syndicale.
2. Définir le régime fiscal applicable aux bureaux de guides et ses conditions d'éligibilité, se conformer au fonctionnement en groupement de moyens et mettre en place une facturation et une comptabilité conformes à la réglementation.
3. Appliquer les principales obligations réglementaires et assurantielles du bureau : dossier des membres, information légale des clients et conditions générales de vente, locaux, EPI, véhicules, personnel et assurances.
4. Organiser un tour de rôle, mettre en place et suivre un planning, et identifier les solutions alternatives aux activités non permises.

Accueil (30 min)
Tour de table : présentation des participants (pratiques et projets) et recueil de leurs attentes. Présentation du programme et de la logistique (horaires, repas).

Module 1 - Forme juridique d'un bureau de guides (3h30)

• Forme juridique spécifique du bureau de guides (1h) : historique, régime particulier des bureaux de guides organisés en syndicat local, autres formes juridiques.
• Création d'un syndicat local (1h30) : statuts, règlement intérieur, assemblée générale constitutive, formalités administratives de création.
• Fonctionnement d'un syndicat local (1h) : adhésion des membres, instances de la vie syndicale (fonctions du bureau, assemblées générales annuelles, etc.).
• Retours d'expériences et échanges de pratiques.

Module 2 - Fiscalité et comptabilité d'un bureau de guides (5h)

• Régime fiscal spécifique du bureau de guides (1h) : principes et points d'attention.
• Principes de fonctionnement du bureau comme groupement de moyens (1h) : mandat de facturation, facturation pour compte, décompte des honoraires et mise en place de retenues/masse, absence de bénéfices, modalités d'indemnisation des élus, calcul des masses. Échanges de pratiques.
• Facturation et paiement (1h30) : introduction à la réforme de la facturation électronique, mandat de facturation, facture (obligations et mentions obligatoires), billetterie, modalités de paiement. Présentation d'outils et de logiciels.
• Comptabilité (1h30) : enregistrement des encaissements et décaissements pour compte de tiers, traitement du résultat, déclarations, logiciels, cabinets comptables, AGA.

Module 3 - Réglementation et assurances (4h à 4h30)

• Dossier des membres (1h) : vérifications obligatoires, autres vérifications selon la situation.
• Information des clients (1h) : informations obligatoires selon le mode de vente (sur place, à distance, par internet), conditions générales de vente, cas de l'assurance des clients.
• Locaux, matériel et véhicules (1h) : obligations liées à la sécurité des locaux, gestion des EPI, réglementation des véhicules des membres et du bureau.
• Personnel (30 à 45 min) : introduction aux obligations relatives au personnel.
• Assurances (30 à 45 min) : assurances des professionnels, du bureau et des clients ; responsabilité civile liée à la revente.
• Retours d'expériences et échanges de pratiques.

Module 4 - Organisation des activités (2h)

• Gestion des plannings (1h) : règles de distribution des journées, valorisation des autres tâches, logiciels et outils.
• Activités non permises : les solutions et les alternatives (1h) : ce que le bureau des guides ne fait pas ; solutions (débours, caisse de secours, opérateur de voyages).
• Retours d'expériences et échanges de pratiques.

Conclusion (50 min)
Auto-évaluation des compétences, questionnaire de satisfaction, tour de table sur le ressenti des participants.

• Apports théoriques, démonstration d'outils, cas pratiques, travaux en sous-groupes, retours d'expériences et échanges de pratiques.

• Formation en salle, animée par un formateur juriste et fiscaliste.
• Supports remis aux stagiaires : présentation diapositives, fiche technique de Bercy, modèles de documents (statuts, règlement intérieur, PV d'AG constitutive, bordereaux d'adhésion, convocation et PV d'AG, rapports d'activité, mandat de facturation, facture, billetterie, CGV, bulletin d'inscription).